Информационный портал!

Обеспечение сохранности документов

Государственная архивная служба Нижегородской области Инструкция по обеспечению сохранности документов в ГУ ГАСДНО в процессе использования 1. Инструкция по обеспечению сохранности документов ГУ ГАСДНО в обеспечение сохранности документов использования разработана в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» 2007 г. Инструкция по обеспечению сохранности документов ГУ ГАСДНО в процессе использования устанавливает правила работы пользователей с открытыми документами ГУ ГАСДНО. Порядок работы, обязанности сотрудников архива при работе с пользователями, их ответственность определяются законодательством РФ, нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России, должностными инструкциями и настоящей инструкцией. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архива. Плата за посещение читального зала архива и пользование документами не взимается. Платные услуги пользователям предоставляются ГУ ГАСДНО в соответствии с номенклатурой платных услуг. Распорядок работы читального зала устанавливается руководством архива. Формы использования архивных документов ГУ ГАСДНО 2. Основные формы использования архивных документов обеспечение сохранности документов архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей : - информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; - предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива; - экспонирование архивных обеспечение сохранности документов на выставках; - использование архивных документов в средствах массовой информации; - проведение информационных мероприятий встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций с использованием архивных документов. Обеспечение сохранности и учет документов в читальном зале 3. Права, обязанности и ответственность пользователей в читальном зале ГУ ГАСДНО, регламентируются Правилами работы читального зала ГУ ГАСДНО 2007 г. Порядок выдачи и возврата дел, документов, печатных изданий, научно-справочного аппарата в читальный зал. Дела выдаются пользователям под расписку в журнале учета выдачи дел за каждую обеспечение сохранности документов. Единовременно обеспечение сохранности документов пользования может быть выдано 5 описей дел. Описи дел выдаются под расписку в журнале учета выдачи описей, за каждую опись, предоставленную пользователю. Справочно-информационные обеспечение сохранности документов другие печатные издания СИФа, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа. Срок выдачи дел ед. Печатные издания и справочные материалы СИФа ГУ ГАСДНО выдаются под расписку в журнале учета выдачи материалов СИФа за каждое издание. Особо ценные документы ОЦД выдаются из хранилища в читальный зал на срок до 5 дней, уникальные документы по разрешению руководства архива - на 1 день, дела ед. Во время всего отведенного срока использования документов, описей дел, данные материалы хранятся в опечатываемом сейфе читального зала ГУ ГАСДНО. После окончания использования исследователем дел, описей, печатных изданий, сотрудник читального зала производит пометку о возврате дел в соответствующем журнале и лично передает дела ед. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается: 3. Входить в читальный зал обеспечение сохранности документов верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки, кейсы, дипломаты, пластиковые пакеты, зонты. Курить, употреблять продукты питания, напитки следует в специально отведенных местах. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять дела в развернутом виде незащищенными от солнечного и обеспечение сохранности документов света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документа, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние документы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами обеспечение сохранности документов, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания. При получении описей дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в обеспечение сохранности документов сотрудника читального зала. При возврате описей дел, документальных материалов, печатных изданий, сотрудник читального зала производит в присутствии пользователя осмотр физического состояния дела, а также проверочный листаж материалов, возвращаемых в хранилище ГУ ГАСДНО. Доступ пользователя к подлинникам ОЦД, в том числе уникальным документам, к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях в том числе для проведения работ по изучению палеографических особенностей текстов архивных документов с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов фонд пользования или документальные публикации, содержащие данные документы. Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных обеспечение сохранности документов договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях: - если документы имеют высокую степень разрушения материальных носителей, угрожающих физической целостности документов; - обеспечение сохранности документов на использование документов, установленных в соответствии обеспечение сохранности документов законодательством РФ или фондообразователем при передаче на постоянное хранение; - необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива; - выдачи дел и документов во временное пользование учреждениям; - экспонирования заказанных материалов на выставке; - выдачи их другому пользователю. В читальный зал не выдаются дела документыобеспечение сохранности документов прошедшие научного описания и технического оформления. Дела, выдаваемые для использования, обеспечение сохранности документов быть сброшюрованы, листы в делах пронумерованы, зашифрованы, иметь заверительную надпись и лист использования, заголовок на обложке дел должен соответствовать заголовку описи. В листе - заверителе дела, кроме количества пронумерованных листов, необходимо указывать номера обеспечение сохранности документов, имеющих особенности оформления, нумерации и физического состояния, в том числе: - автографы видных деятелей государства, науки, техники и культуры; - фотодокументы, рисунки, карты и т. Обеспечение сохранности и учет документов в процессе копирования и выдачи копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей 4. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей ГУ ГАСДНО и физического состояния документов изготавливаются их копии. Копирование документов осуществляется в соответствии с Регламентом копирования документов ГУ ГАСДНО, утвержденным приказом директора 2007г. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивом. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. Копирование документов по заказам пользователей производится с разрешения директора ГУ ГАСДНО. Копирование документов осуществляет специальный сотрудник архива, назначенный приказом директора ГУ ГАСДНО. Заказ на копирование регистрируется обеспечение сохранности документов журнале регистрации заказов на ксерокопирование, в котором указывается название документа, номер требования, краткое содержание документа, источник, заказчик, исполнитель. По завершению копирования указывается: обеспечение сохранности документов экземпляров документа и количество листов; делается отметка о количестве листов брака; ставится подпись сотрудника читального зала в получении документов. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку в бланке заказа на копирование. Копирование документов Архивного фонда Нижегородской области, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками, передавшими документы на постоянное хранение в ГУ ГАСДНО. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с Законом РФ «Об авторском праве и смежных правах», действующим законодательством РФ и Нижегородской области. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их обеспечение сохранности документов состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством ГУ ГАСДНО в каждом конкретном случае. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др. Обеспечение сохранности и учета во время использования документов сотрудниками архива для проведения внутриархивных работ 5. Сотрудниками ГУ ГАСДНО документы из фондов архива используются при: - исполнении социально-правовых запросов; - исполнении имущественных запросов; - исполнении тематических запросов; - подготовке публикаций по документам архива; - подготовке семинаров, конференций, уроков для школьников, лекций для студентов; - разработке и усовершенствовании НСА к документам архива путеводители, обзоры, указатели, исторические справки и т. Дела выдаются из хранилища на срок, не превышающий: - 10 дней - для сотрудников архива, исполняющих запросы; - 1 месяц - для сотрудников архива, занимающихся научной работой. Описи выдаются не более чем на 5 дней. Обеспечение сохранности документов выдачи дел для архивных работ НТО определяется планами работы архива. Продление установленных сроков выдачи дел допускается в особых случаях с разрешения руководства архива. Контроль за сроками возврата документов систематически осуществляется заведующим отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов. Контроль за правильностью раскладки проводится в соответствии с годовым планом. Результат проверки обеспечение сохранности документов актом. Для перемещения документов из хранилищ в рабочие помещения могут использоваться архивные тележки. Документы сотрудникам архива выдаются с письменного разрешения заведующего отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов, на основании требования, где указывается цель получения документа. Выдача описей сотрудникам учитывается в журнале учета выдачи описей. Дела из хранилищ сотрудникам выдаются под роспись в книге выдачи дел. Отметка о возврате обеспечение сохранности документов и описей производится в книгах выдачи дел и описей в присутствии сотрудника, их сдавшего. Исполненные требования на выдачу документов из хранилищ, исследователям и сотрудникам архива, хранятся у заведующего отделом обеспечения сохранности до завершения выверки книг выдачи дел из хранилища не менее 3 лет. Обеспечение сохранности и учет в процессе экспонирования 6. Документы ГУ ГАСДНО могут использоваться для экспонирования, как в здании архива, так и за его пределами. При организации выставок, конференций, экскурсий в архиве, дней открытых дверей, разрешение на выдачу за пределы ГУ ГАСДНО во временное пользование НТД, предоставляемой для экспонирования, оформляется приказом директора ГУ ГАСДНО. При подготовке выставок, экспонируемых вне помещения архива, составляется договор или гарантийное письмо на экспонирование документов, где обязательно оговариваются условия обеспечения сохранности документов. Для экспонирования выдача осуществляется на срок определенный договором о проведении выставки, экспонируемой вне помещения архива. Транспортировка экспонируемой документации производится в упакованном виде специальным отдельным закрытым автотранспортом имеется в виду - не общественным транспортомв сопровождении сотрудника ГУ ГАСДНО. При транспортировке архивных документов на обеспечение сохранности документов расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов обеспечение сохранности документов осадков, света, механических повреждений. Транспортировка документов осуществляется при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения их внутри упаковки, ударов и различных сотрясений. Фотодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся. Экспонирование документов разрешается только в помещении, оснащенном охранной и пожарной сигнализацией, защищенном от попадания прямых солнечных лучей и с соблюдением температурно-влажностного режима. При возврате документов после экспонирования, сотрудники отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов обязаны тщательно проверить нумерацию листов и состояние листов каждого дела с отметкой «Проверено» с указанием даты, должности и подписи проверяющего. При возвращении документов в архивохранилище отсутствие документа или его повреждение после экспонирования расследуется, оформляется соответствующим актом и немедленно докладывается директору архива, который принимает соответствующее решение. Обнаруженные изменения оговариваются в заверяющей надписи со ссылкой на акт. Порядок выдачи и возврата дел в архивохранилища. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища. Подготовка дел для передачи сотрудникам архива производится работниками отдела обеспечения и государственного учета документов. Архивные документы выдаются из архивохранилищ с письменного разрешения: - директора архива или его заместителя - главного хранителя фондов — фондообразователям, судебным, правоохранительным иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них; организациям обеспечение сохранности документов экспонирования - при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива; работникам ГУ ЛОСДНО — для проведения работ по реставрации и страховому копированию, пользователям в читальный зал архива; - заведующего отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов — работникам архива для служебных целей в рабочие помещения. Порядок выдачи и возврата дел на реставрацию и во временное пользование определяется Инструкцией по обеспечению сохранности документов ГУ ГАСДНО в процессе отбора и передачи дел на реставрацию и во временное пользование, а также возврата дел в архив, утвержденной директором. Выдачу архивных документов обеспечение сохранности документов архивохранилища и прием их обратно, полистную проверку наличия и состояния перед выдачей их и при возврате производит работник архивохранилища. Полистную проверку обеспечение сохранности документов и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального обеспечение сохранности документов. С коробки папкив которой находится дело, обеспечение сохранности документов печать. Опечатывание первичных средств хранения осуществляется в соответствии с Регламентом опечатывания первичных средств хранения в ГУ ГАСДНО. Производится выемка дел, подлежащих передаче работнику отдела использования. Архивные документы должны иметь архивный шифр, пронумерованные обеспечение сохранности документов, лист-заверитель и лист-использования. В книге учета выдачи дел из хранилища делается запись о выдаче документов в отдел использования указывается фамилия сотрудника, которому выданы дела. Выдача архивных документов в читальный зал и работникам архива для использования в служебных целях оформляется заказом требованием. Если документы подобраны для исполнения архивной справки, то в требовании необходимо проставлять номер справки. Получающий эти документы, расписывается в требовании за каждую единицу хранения и несет ответственность за ее сохранность. Выдача архивных документов регистрируется в книгах выдачи архивных документов. Книги ведутся по каждому архивохранилищу: по личному составу, по управленческой документации, по НТД. Возврат обеспечение сохранности документов в архивохранилище. Сотрудники отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов контролируют соблюдение срока возврата дел в архивохранилища, осуществляют прием дел. По истечении срока выдачи дела возвращаются в отдел сохранности. Сотрудники отдела обеспечения сохранности проводят проверку наличия, выданных ранее и возвращаемых дел. В книге выдачи дел проставляется дата возврата и за каждую единицу хранения расписывается ответственный за получение дел. Выверка книг выдачи и возврата дел осуществляется заведующим отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов не реже 1 раза в квартал. В требовании также отмечается возврат дел и ставится подпись, принявшего дело. Из коробки изымается карта-заместитель, дело подкладывается на место. В карте-заместителе ставится дата возврата документа и роспись, принявшего дело.

Карта сайта

1 2 3 4 5 6 7 8
Коментарии:

    При разработке системы осуществлялась проработка и иных вопросов, связанных с функционированием системы заказа дел.





© 2003-2016 ekologhichnyi-intierier.ru